Versie datum 20 april 2023
De Gelpenberg hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van alle partijen waar we mee te maken hebben, onder andere leden, gasten, medewerkers en zakelijke relaties.
In deze policy ligt vast hoe wij omgaan met deze data in het kader van de wet- en regelgeving.
De Gelpenberg maakt gebruik van een geautomatiseerde omgeving. Deze omgeving is afdoende beveiligd, hetgeen is afgestemd met onze leverancier op dit gebied. Ook voorzieningen voor back-up van de gegevens zijn op adequaat niveau.
Persoonlijke data leggen wij vast in twee primaire systemen, te weten E-Golf en Exact. Deze systemen worden geleverd door bekende leveranciers waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben die voldoet aan actuele regelgeving.
In E-Golf leggen we de gegevens vast van onze leden en van gastspelers. In E-Golf liggen de starttijden vast voor het spelen van golf op onze baan. Spelers krijgen een bevestigingsmail. In E-Golf worden ook uitslagen van wedstrijden bijgehouden en actuele gegevens van de golfers. E-Golf wordt tevens gebruikt voor uitwisseling van gegevens met de NGF, voor de individuele bijdrage aan de golffederatie en het aanmaken van de jaarlijkse pasjes. In het clubhuis is op een beeldscherm te zien welke spelers op welk tijdstip spelen op onze baan. Leden en gasten gaan met het gebruik van E-Golf akkoord met dit gebruik van de gegevens. We slaan geen overbodige gegevens op. Verwijderen van gegevens is lastig. Deze zijn nodig voor de historie van wedstrijden, voor de handicap-geschiedenis en voor de administratie. Indien personen toch verwijderd wensen te worden, kan men een verzoek indien bij het secretariaat, zie onder. De club zal dan in het voorkomende geval beoordelen of verwijdering mogelijk is.
In Exact liggen alle data voor de administratie vast. Dit zijn tevens de individuele gegevens van de leden voor de facturatie. Deze gegevens dienen in ieder geval minimaal 7 jaar te worden bewaard. Ook daarna is verwijdering ingewikkeld, indien personen dit willen kunnen ze hiertoe een verzoek indienen bij het secretariaat en zal de club de mogelijkheden onderzoeken.
De club verstuurt berichten via mail aan haar leden. Dit gaat om verstrekking van relevante informatie als vergaderingen, wedstrijden en overige relevante zaken. Daarnaast kan de club aan leden informatie verstrekken over de golfshop, de activiteiten van de golfpro’s en de horeca. De data worden niet gebruikt voor externe commerciële doeleinden. Aan gasten wordt gevraagd of De Gelpenberg de mailgegevens mag gebruiken voor informatievoorziening en aanbiedingen, puur van de vereniging zelf, dus geen externe commerciële partijen. Enige ander gebruik kan eventueel zijn met samenwerkende partners, bijvoorbeeld in geval van arrangementaanbiedingen met hotels, maar altijd door ons, de gegevens worden niet doorgespeeld aan dergelijke partijen zonder toestemming.
De Gelpenberg vraagt en bewaart alleen de noodzakelijke informatie. Er zijn enkele specifieke gevallen die om extra aandacht vragen. Leden die om gezondheidsredenen niet kunnen spelen kunnen een opschorting van hun betalingsverplichting krijgen. Hiertoe zullen minimale gegevens worden gevraagd indien noodzakelijk geacht en opgeslagen. Deze worden na de opschorting verwijderd indien van toepassing. Verder zijn er leden die gebruik kunnen maken van een zogenaamde handicart. Wij leveren de aanvraag aan bij de nationale stichting en bewaren die gegevens een aantal maanden tot maximaal een jaar, waarna we die vernietigen.
Ook de gegevens van zakelijke relaties (leveranciers, sponsoren) liggen vast in Exact. Voor deze gegevens geldt hetzelfde als hierboven vermeld voor de leden.
De Gelpenberg geeft een magazine uit (The Pitch) en publiceert af en toe op internet en sociale media. Alle leden gaan akkoord dat in het magazine namen en foto’s worden gebruikt, alle deelnemers aan wedstrijden zijn akkoord dat gegevens en foto’s kunnen worden gebruikt. Op internet en sociale media worden namen uitsluitend gebruikt na afstemming met betreffende personen, foto’s van groepen kunnen zonder overleg worden geplaatst, foto’s van individuen worden uitsluitend geplaatst na instemming.
Gegevens van minderjarigen worden alleen gebruikt en vastgelegd met schriftelijke toestemming van de ouders. Mogelijke uitzondering vormen vastgelegde starttijden door minderjarigen via E-Golf, waarbij de registratie en toestemming is geregeld door E-Golf. Zonder verdere toestemming worden deze gegevens niet gebruikt voor andere doeleinden.
Naast de primaire systemen maken we gebruik van standaard Office-toepassingen als Word en Excel, waarin af en toe ook persoonsgegevens voorkomen. Dit wordt minimaal gedaan en met voorzichtigheid. Grote verzamelingen met persoonsgegevens worden beschermd met een wachtwoord. Databestanden worden bij voorkeur niet op USB-sticks en andere gegevensdragers gezet, tenzij strikt noodzakelijk en voorzien van een wachtwoord.
De personeelsgegevens worden in een papieren dossier vastgelegd. De salarisverwerking verloopt via de accountant. Voor een verantwoorde verwerking en bescherming staat de accountant in.
Voor Exact (Online) en E-Golf geldt dat de gegevens in de cloud worden opgeslagen. Voor de kantoortoepassingen geldt dat de gegevens in de cloud in back-up worden bewaard.
Toegang tot de gegevens hebben uitsluitend bevoegde personen. Het zijn de twee personeelsleden. Ook anderen die voor uitvoering van hun werkzaamheden voor de club toegang nodig hebben tot de geautomatiseerde omgeving kunnen inloggen. Dit gaat bijvoorbeeld om bestuur, commissieleden en stagiaires.
Toegang tot Exact hebben uitsluitend de administratief medewerker en de penningmeester. Tevens kan de accountant bij de gegevens. Toegang tot E-Golf hebben de personeelsleden en de automatiseerder met uitgebreide rechten en commissieleden, wedstrijdcommissie, leden met beperkte rechten.
Alle leden hebben als gebruiker toegang tot E-Golf. Daarin kan men de eigen gegevens bekijken, wedstrijden bekijken en deelname regelen, starttijden boeken en verwijderen, maar ook de gegevens van alle andere leden inzien, te weten naam, telefoonnummer, mailadres en golfhandicap. De leden stemmen hiermee in door gebruik van E-Golf en bij aanmelding als nieuw lid.
Er is een matrix opgesteld van de systemen en wie welke rechten heeft.
Op de website wordt gebruik gemaakt van cookies om de site beter te laten werken. Data worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt en niet gedeeld met derden.
Naast de geautomatiseerde gegevens worden er ook gegevens op papier bewaard. Het actuele deel is opgeslagen op het secretariaat. Het oudere deel is opgeslagen in de kelder. Eens per jaar wordt een opschoonactie gehouden om gegevens niet onnodig lang te bewaren.
Onze medewerkers zijn getraind en geïnformeerd inzake het belang van de gegevensbeveiliging en dit wordt jaarlijks herhaald.
Voor alle vragen, verzoeken en opmerkingen kan men terecht op het secretariaat. Dit kan op lokatie, via mail ([email protected]) of telefonisch (0591 371929). Verzoeken tot verwijdering worden gehonoreerd voor zover toepasbaar, in lijn met actuele regelgeving, aan ons gestelde eisen en automatiserings(on)mogelijkheden.
Voor klachten of vragen kunt u zich ook wenden tot de verantwoordelijke op dit gebied in het bestuur, de penningmeester Mike Conijn, via [email protected]. U kunt bij het secretariaat ook het telefoonnummer opvragen.