Versie datum 3 juli 2025
De Gelpenberg hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van alle partijen waar we mee te maken hebben, zoalse leden, gasten, medewerkers en zakelijke relaties.
In deze policy ligt vast hoe wij omgaan met deze data in het kader van de wet- en regelgeving.
De Gelpenberg maakt gebruik van een geautomatiseerde omgeving. Deze omgeving is afdoende beveiligd, hetgeen is afgestemd met onze leverancier op dit gebied. Ook voorzieningen voor back-up van de gegevens zijn op adequaat niveau.
Persoonlijke data leggen wij vast in twee primaire systemen, te weten Golfdashboard en Exact. Deze systemen worden geleverd door bekende leveranciers waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben die voldoet aan actuele regelgeving.
In Golfdashboard leggen we de gegevens vast van onze leden en van gastspelers, alsmede de starttijden voor het spelen van golf op onze baan. Spelers krijgen een bevestigingsmail. In Golfdashboard worden ook uitslagen van wedstrijden bijgehouden en actuele gegevens van de golfers. Golfdashboard wordt tevens gebruikt voor uitwisseling van gegevens met de NGF, voor de individuele bijdrage aan de golffederatie en het aanmaken van de jaarlijkse pasjes. In het clubhuis is op een beeldscherm te zien welke spelers op welk tijdstip spelen op onze baan. Leden en gasten gaan met het gebruik van Golfdashboard akkoord met dit gebruik van de gegevens. We slaan geen overbodige gegevens op. Verwijderen van gegevens is lastig. Deze zijn nodig voor de historie van wedstrijden, voor de handicap-geschiedenis en voor de administratie. Indien personen toch verwijderd wensen te worden, kan men een verzoek indienen bij het secretariaat. De club zal dan in het voorkomende geval beoordelen of verwijdering mogelijk is.
In Exact liggen alle data voor de administratie vast. Dit zijn tevens de individuele gegevens van de leden voor de facturatie. Deze gegevens dienen in ieder geval minimaal 7 jaar te worden bewaard. Ook daarna is verwijdering ingewikkeld, indien personen dit willen kunnen ze hiertoe een verzoek indienen bij het secretariaat en zal de club de mogelijkheden onderzoeken.
De club verstuurt berichten via mail aan haar leden. Dit gaat om verstrekking van relevante informatie als vergaderingen, wedstrijden en overige relevante zaken. Daarnaast kan de club aan leden informatie verstrekken over de golfshop, de activiteiten van de golfpro’s en de horeca. De data worden niet gebruikt voor externe commerciële doeleinden. Aan gasten wordt gevraagd of De Gelpenberg de mailgegevens mag gebruiken voor informatievoorziening en aanbiedingen, puur van de vereniging zelf, dus geen externe commerciële partijen. Enige ander gebruik kan eventueel zijn met samenwerkende partners, bijvoorbeeld in geval van arrangementaanbiedingen met hotels, maar altijd door ons, de gegevens worden niet doorgespeeld aan dergelijke partijen zonder toestemming.
De Gelpenberg vraagt en bewaart alleen de noodzakelijke informatie. Er zijn enkele specifieke gevallen die om extra aandacht vragen. Leden die om gezondheidsredenen niet kunnen spelen kunnen een opschorting van hun betalingsverplichting krijgen. Hiertoe zullen, indien noodzakelijk geacht, minimale gegevens worden gevraagd en opgeslagen. Deze worden na de opschorting verwijderd indien van toepassing. Verder zijn er leden die gebruik kunnen maken van een zogenoemde handicart. Wij bewaren de gegevens van een aanvraag via het systeem van de Stichting Handicart. Wij slaan deze gegevens niet apart in ons systeem op.
Ook de gegevens van zakelijke relaties (leveranciers, sponsoren) liggen vast in Exact. Voor deze gegevens geldt hetzelfde als hierboven vermeld voor de leden.
De Gelpenberg geeft een magazine uit (The Pitch) en publiceert op internet en sociale media. Alle leden gaan ermee akkoord dat in het magazine namen en foto’s worden gebruikt, alle deelnemers aan wedstrijden zijn akkoord dat gegevens en foto’s kunnen worden gebruikt. Op internet en sociale media worden namen uitsluitend gebruikt na afstemming met betreffende personen, foto’s van groepen kunnen zonder overleg worden geplaatst, foto’s van individuen worden uitsluitend geplaatst na instemming.
Gegevens van minderjarigen worden alleen gebruikt en vastgelegd met schriftelijke toestemming van de ouders. Mogelijke uitzondering vormen vastgelegde starttijden door minderjarigen via Golfdashboard, waarbij de registratie en toestemming is geregeld door Golfdashboard. Zonder verdere toestemming worden deze gegevens niet gebruikt voor andere doeleinden.
Naast de primaire systemen maken we gebruik van standaard Office-toepassingen als Word en Excel, waarin af en toe ook persoonsgegevens voorkomen. Dit wordt minimaal gedaan en met voorzichtigheid. Grote verzamelingen met persoonsgegevens worden beschermd met een wachtwoord. Databestanden worden bij voorkeur niet op USB-sticks en andere gegevensdragers gezet, tenzij strikt noodzakelijk en voorzien van een wachtwoord.
De personeelsgegevens worden in een papieren dossier vastgelegd. De salarisverwerking verloopt via de accountant. Voor een verantwoorde verwerking en bescherming staat de accountant in.
Voor Exact (Online) en Golfdashboard geldt dat de gegevens in de cloud worden opgeslagen. Voor de kantoortoepassingen geldt dat de gegevens in de cloud in back-up worden bewaard.
Toegang tot de gegevens hebben uitsluitend bevoegde personen. Het zijn de twee personeelsleden. Ook anderen die voor uitvoering van hun werkzaamheden voor de club toegang nodig hebben tot de geautomatiseerde omgeving kunnen inloggen. Dit gaat bijvoorbeeld om bestuur, commissieleden en stagiaires.
Toegang tot Exact hebben uitsluitend de administratief medewerker, clubmanager en penningmeester. Tevens kan de accountant bij de gegevens. Toegang tot Golfdashboard hebben de personeelsleden en de automatiseerder met uitgebreide rechten en commissieleden, wedstrijdcommissie en bepaalde leden met beperkte rechten.
Alle leden hebben als gebruiker toegang tot Golfdashboard. Daarin kan men de eigen gegevens bekijken, wedstrijden bekijken en deelname regelen, starttijden boeken en verwijderen, maar ook de gegevens van alle andere leden inzien, te weten naam, telefoonnummer, mailadres en golfhandicap. De leden stemmen hiermee in door gebruik van Golfdashboard en bij aanmelding als nieuw lid. Ook de uitbater van de horeca heeft als gebruiker toegang tot Golfdashboard.
Er is een matrix opgesteld van de systemen en wie welke rechten heeft.
Op de website wordt gebruik gemaakt van cookies om de site beter te laten werken. Data worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt en niet gedeeld met derden.
Naast de geautomatiseerde gegevens worden er ook gegevens op papier bewaard. Het actuele deel is opgeslagen op het secretariaat. Het oudere deel is opgeslagen in de kelder. Eens per jaar wordt een opschoonactie gehouden om gegevens niet onnodig lang te bewaren.
Onze medewerkers zijn getraind en geïnformeerd inzake het belang van de gegevensbeveiliging en dit wordt jaarlijks herhaald.
Voor alle vragen, verzoeken en opmerkingen kan men terecht op het secretariaat. Dit kan op locatie, via mail ([email protected]) of telefonisch (0591 371929). Verzoeken tot verwijdering worden gehonoreerd voor zover toepasbaar, in lijn met actuele regelgeving, aan ons gestelde eisen en automatiseringsmogelijkheden.
Voor klachten of vragen kunt u zich ook wenden tot de verantwoordelijke op dit gebied in het bestuur, de penningmeester Mike Conijn, via [email protected]. U kunt bij het secretariaat ook het telefoonnummer opvragen.